Mỗi vạch đen trắng trên mã vạch tương ứng với một chữ số theo một quy tắc mã hoá cố định, và toàn bộ dãy vạch đó chỉ mã hoá một mã số duy nhất gọi là mã sản phẩm, thường theo chuẩn quốc tế UPC hoặc EAN. Khi tia laser hoặc camera của máy quét đọc qua các vạch, nó giải mã ra đúng dãy số đó trong tích tắc rồi gửi thẳng tới máy tính tính tiền đang kết nối mạng nội bộ cửa hàng. Máy tính tra trong cơ sở dữ liệu sản phẩm xem mã số đó tương ứng với mặt hàng gì, giá bao nhiêu, rồi hiển thị và cộng vào hoá đơn ngay lập tức.

Vì giá tiền không nằm trong mã vạch mà nằm trong cơ sở dữ liệu trung tâm của cửa hàng, nên khi siêu thị muốn thay đổi giá một mặt hàng, họ chỉ cần cập nhật giá mới trong hệ thống máy tính mà không cần in lại tem mã vạch trên từng sản phẩm. Đây chính là lý do cùng một mã vạch trên hộp sữa có thể hiển thị giá khác nhau ở hai siêu thị khác nhau, hoặc giá thay đổi theo từng đợt khuyến mãi dù bao bì sản phẩm không đổi. Tốc độ bíp ra giá gần như tức thời vì toàn bộ quá trình chỉ là giải mã một dãy số ngắn rồi tra bảng dữ liệu, một thao tác máy tính xử lý cực nhanh, không đòi hỏi tính toán phức tạp gì.

Đó là lý do khi một mặt hàng bị dán tem giảm giá đè lên giá gốc in trên bao bì, máy vẫn tính đúng giá khuyến mãi mới nhất chứ không theo con số in sẵn, vì hệ thống tra cứu giá theo mã sản phẩm trong máy tính, không phải đọc số in trên vỏ hộp. Cũng chính vì vậy, nếu hệ thống mạng nội bộ siêu thị gặp sự cố, máy quét vẫn đọc được mã vạch nhưng không tra được giá, khiến quầy thu ngân phải tạm dừng.

Nhiều người nghĩ mã vạch tự thân đã chứa thông tin giá tiền được in cứng từ nhà sản xuất, nên tưởng giá không thể thay đổi khi đã có mã vạch cố định, nhưng thực tế giá hoàn toàn do cửa hàng tự thiết lập và cập nhật trong hệ thống của họ. Cũng có người nhầm mã vạch với mã QR, mã vạch chỉ đọc theo một chiều ngang và chứa được rất ít thông tin, thường chỉ một dãy số, trong khi mã QR đọc hai chiều và chứa được nhiều dữ liệu hơn hẳn.