Lập kế hoạch
Chọn điểm bắt đầu sao cho những việc còn lại có đường chạy, thay vì xếp theo mức độ gấp.
Giới thiệu nhanh
Lập kế hoạch không phải là viết ra danh sách việc cần làm — đó là phần dễ nhất và cũng ít giá trị nhất. Phần khó nằm ở hai câu hỏi khác: việc nào CHẶN việc nào, và trong những việc đang chờ thì cái nào đáng làm trước. Một danh sách xếp theo mức độ gấp trông rất hợp lý nhưng có thể khiến cả nhóm ngồi chờ một thủ tục lẽ ra phải nộp từ tuần trước. Năng lực này rèn cách nhìn công việc như một mạng lưới phụ thuộc thay vì một hàng dọc, và cách chọn điểm bắt đầu sao cho những thứ còn lại có đường chạy.
Năng lực này thật ra là gì
Có hai kỹ năng nằm cạnh nhau. Kỹ năng thứ nhất là dựng đúng quan hệ trước sau: xác định việc nào bắt buộc phải xong thì việc kia mới bắt đầu được, và việc nào thực ra chạy song song được. Kỹ năng thứ hai là tìm chuỗi dài nhất trong mạng lưới ấy — chuỗi quyết định thời điểm hoàn thành sớm nhất — rồi hiểu một hệ quả quan trọng: rút ngắn bất kỳ việc nào NGOÀI chuỗi đó đều không giúp xong sớm hơn một ngày nào. Nhiều nỗ lực tăng tốc thất bại chỉ vì đổ vào nhầm chỗ.
Vì sao đáng rèn
Vì cảm giác về mức độ gấp là một chỉ dẫn tồi. Cái gấp thường là cái vừa mới xuất hiện và phát ra tiếng động lớn nhất, trong khi thứ đang âm thầm chặn ba người khác lại chẳng kêu gì. Thêm nữa, con người ước lượng thời gian rất kém và gần như luôn ước thiếu, nên một kế hoạch chỉ đúng khi có chỗ cho việc trễ. Nhìn theo mạng lưới phụ thuộc giúp bạn biết trễ ở đâu thì nguy hiểm và trễ ở đâu thì không sao — cùng một số ngày trễ nhưng hai hệ quả khác hẳn nhau, và biết trước điều đó là khác biệt giữa lo lắng đều đều và lo đúng chỗ.
Bài tập rèn thế nào
Nhóm bài đi từ cấu trúc tới lựa chọn. Phần cấu trúc cho một bộ việc kèm ràng buộc trước sau rồi hỏi thứ tự nào làm được, hoặc cho hai nhánh chạy song song kèm thời lượng rồi hỏi sớm nhất bao lâu thì xong. Phần lựa chọn thì đặt bạn vào buổi sáng có bốn việc cùng đòi làm ngay và hỏi nên bắt đầu từ đâu. Ở phần sau không có công thức, nhưng có nguyên tắc so được: việc đang chặn người khác và việc mà trễ thì hỏng hẳn luôn đứng trước việc chỉ đơn thuần khó chịu.
Đo tiến bộ bằng cách nào
Mốc đầu tiên là bạn đọc một danh sách việc và tự thấy các mũi tên phụ thuộc giữa chúng, thay vì thấy một hàng dọc. Mốc thứ hai là bạn hỏi ai đang chờ mình trước khi hỏi việc nào gấp. Mốc thứ ba, và cũng là mốc khó nhất, là bạn dám để một việc gấp nằm yên vì biết nó không chặn ai cả. Trên bảng điểm, hai nhóm đề tiến bộ với tốc độ khác nhau: phần tính thứ tự lên nhanh vì nó có luật rõ, còn phần chọn ưu tiên lên chậm và dao động, đúng như ngoài đời.
Hiểu lầm thường gặp
Hiểu lầm hay gặp nhất là tin rằng kế hoạch càng chi tiết càng tốt. Một kế hoạch quá chi tiết vỡ ngay ở thay đổi đầu tiên và người ta bỏ luôn cả cái khung. Hiểu lầm thứ hai là nghĩ làm song song luôn nhanh hơn — chỉ đúng khi hai việc thật sự độc lập, còn nếu cùng cần một người hoặc một thiết bị thì chúng đang xếp hàng chứ không song song gì cả.
Mẹo luyện tập
Với đề thứ tự, hãy đọc ràng buộc trước rồi mới đọc các phương án, và kiểm từng ràng buộc như một danh sách gạch đầu dòng. Với đề đường găng, vẽ nhanh hai nhánh ra rìa giấy — chỉ mất vài giây và gần như xoá hẳn lỗi cộng hết mọi việc. Với đề ưu tiên, hãy hỏi nếu để tới chiều mới làm thì điều tệ nhất là gì, rồi so bốn câu trả lời đó với nhau.
Các dạng bài trong buổi luyện lập kế hoạch
Bạn không phải chọn — hệ thống rải đều những dạng dưới đây trong mỗi buổi.
Thứ tự công việc
Dạng này có hai kiểu đề. Kiểu thứ nhất cho một nhóm việc quen thuộc — tổ chức buổi họp, chuyển nhà, tuyển người — kèm các ràng buộc trước sau, rồi hỏi thứ tự nào không vướng ràng buộc nào; chỉ đúng một phương án thoả hết, và cách kiểm nhanh nhất là soi từng ràng buộc thay vì đọc trôi cả dãy. Kiểu thứ hai cho hai nhánh việc chạy song song kèm số ngày rồi hỏi sớm nhất bao lâu thì xong; bẫy ở đây là cộng hết mọi việc lại, trong khi thời gian thật bằng nhánh dài hơn cộng phần việc cuối. Cả hai kiểu đều tính được hoàn toàn, không có chỗ cho cảm tính.
Ưu tiên công việc
Đề đặt bạn vào một buổi sáng có bốn việc cùng đòi được làm ngay, mỗi việc kèm hạn chót, hệ quả nếu trễ và thông tin ai đang chờ. Câu hỏi luôn là nên bắt tay vào cái nào trước. Các phương án nhiễu được dựng từ những tiêu chí nghe rất hợp lý nhưng đặt sai chỗ: cái nhanh nhất để dọn cho gọn danh sách, cái ồn ào nhất, cái do người có chức vụ cao nhất giao. Phần giải thích so bốn lựa chọn theo cùng một bộ tiêu chí — hậu quả nếu trễ và số người bị chặn — nên đọc nhiều đề sẽ dần cho bạn một cái thước dùng lại được ngoài đời.
Câu hỏi thường gặp
Đường găng là gì?
Là chuỗi công việc dài nhất mà mọi việc trong đó phải nối tiếp nhau, nên nó quyết định thời điểm sớm nhất cả kế hoạch xong. Hệ quả rất thực dụng: rút ngắn một việc nằm ngoài chuỗi ấy không giúp bạn xong sớm hơn ngày nào, dù việc đó có vẻ nặng tới đâu.
Nên ưu tiên việc gấp hay việc quan trọng?
Câu hỏi hữu ích hơn là việc nào đang chặn người khác và việc nào mà trễ thì hỏng hẳn. Cảm giác gấp thường chỉ phản ánh việc nào vừa xuất hiện và kêu to nhất, trong khi thứ đang âm thầm giữ chân ba người khác lại chẳng phát ra tiếng động nào.
Vì sao ước lượng thời gian hay bị thiếu?
Vì người ta hình dung đường đi trơn tru và bỏ quên phần chờ đợi, sửa lại, họp hành và trục trặc vặt. Cách chữa thực dụng nhất là dựa vào lần trước làm việc tương tự mất bao lâu, thay vì tưởng tượng lần này sẽ mất bao lâu.
Làm song song có luôn nhanh hơn không?
Chỉ khi hai việc thật sự độc lập. Nếu chúng cùng cần một người, một thiết bị hay một khâu duyệt thì thực chất chúng đang xếp hàng chứ không chạy song song, và chia nhỏ sự chú ý còn làm cả hai chậm lại vì tốn thời gian chuyển qua chuyển lại.
Muốn chạm cả 8 năng lực của tình huống thực tế trong một buổi? Luyện tập tổng hợp
Đây là công cụ luyện tập, không phải bài kiểm tra tâm lý hay công cụ chẩn đoán. Điểm số và hạng là quy ước riêng của công cụ, dùng để bạn so với chính mình qua thời gian — không quy đổi được sang thang đo chuẩn nào.